eine Rechnung wird verschickt. Der Empfรคnger antwortet nicht. Zwei Wochen spรคter stellt sich heraus: Die Mail landete im Spam. Absender war eine @googlemail.com-Adresse.
Klingt nach einem kleinen Problem. Ist es nicht.
Ich erlebe das regelmรครig bei Handwerksbetrieben und Arztpraxen. Die eigentliche Arbeit lรคuft professionell โ aber die Kommunikation nach auรen wirkt unbeabsichtigt unprofessionell.
Das eigentliche Problem dahinter:
โ Die Domain gehรถrt Google oder T-Online โ nicht Ihnen
โ Das Konto kann jederzeit gesperrt oder der Dienst eingestellt werden
โ Kein Firmenbezug, keine Wiedererkennung beim Empfรคnger
โ Freemail-Domains gelten bei Spam-Filtern als verdรคchtig
Und ein Punkt der hรคufig รผbersehen wird:
Geschรคftliche E-Mails mรผssen nach GoBD revisionssicher archiviert werden โ 6 bis 10 Jahre lang. Das erfordert nicht nur einen Mailserver, sondern zusรคtzlich einen dedizierten Archivierungsserver der E-Mails unverรคnderbar speichert. Mit einem Gmail- oder T-Online-Konto ist das schlicht nicht umsetzbar โ und bei einer Betriebsprรผfung wird es zum Problem.
Die Lรถsung ist keine Raketenwissenschaft.
Eine eigene Firmendomain, ein professionell eingerichteter Mailserver โ betrieben in Deutschland, auf Systemen die Sie kontrollieren. Keine monatlich steigenden Lizenzkosten eines US-Konzerns. Keine Abhรคngigkeit von Anbietern deren Geschรคftsmodell auf Ihren Daten basiert.
Und wer die gesetzliche Archivierungspflicht erfรผllen mรถchte, bekommt dafรผr einen separaten Archivierungsserver โ als eigenstรคndige Lรถsung, sauber getrennt vom Mailbetrieb.
Klingt technisch? Ist es nicht โ wenn jemand das fรผr Sie รผbernimmt.
Ich bin seit รผber 35 Jahren in der IT โ und helfe kleinen und mittelstรคndischen Unternehmen, Arztpraxen und Kanzleien dabei, eine IT aufzubauen die einfach funktioniert. Transparent, offen, ausschlieรlich in Deutschland gehostet.
Wenn Sie sich fragen ob Ihre aktuelle Mail-Situation wirklich in Ordnung ist, dann kontaktieren Sie mich. Ich biete ein kostenloses Erstgesprรคch an.